Kaizen: lepsze nie jest wrogiem dobrego
Kaizen - czyli japoński wyraz oznaczający po polsku „poprawa”, „polepszenie”, „zmiana na lepsze” - zyskał popularność jako określenie filozofii biznesowej polegającej na stałym usprawnianiu procesu zarządzania i produkcji na wszystkich jego szczeblach – choć można ją stosować w wielu dziedzinach życia, również tych nie związanych z procesami przemysłowymi.
Małe kroczki kontra wielkie susy
Pojawienie się kaizen przypada na pierwsze lata po II wojnie światowej. Wkrótce po zakończeniu działań wojennych do Japonii przybyła z USA grupa amerykańskich statystyków z Williamem Edwardsem Demingiem, specjalistą ds. kontroli jakości. To on forsował tezę, że dążenie do jakości nie powinno kończyć się w chwili, gdy produkt lub usługa osiągną określone wymagania, ale że powinno się stać elementem stylu życia i procesu ciągłego ulepszania. Nieustanne doskonalenie wszystkich pracowników – od najwyższego kierownictwa po pracowników liniowych – oraz niekończące się podnoszenie jakości firm i produktów przyczyniły się wkrótce do japońskiego cudu gospodarczego, a kaizen na trwałe zagościł w życiu zawodowym Japończyków (nie przyjął się natomiast w krajach Zachodu, gdzie tę filozofię wyparła orientacja na innowacje i błyskawiczne rezultaty). W skrócie kaizen to metoda małych i systematycznych kroków zorientowana na doskonalenie procesów i wspólny wysiłek, wykorzystująca konwencjonalne, dobrze znane metody działania (choć często stosowane w niebanalny sposób). Biznesowa filozofia Zachodu preferuje natomiast „siedmiomilowe susy” zorientowane na spektakularne sukcesy i szybkie rezultaty osiągnięte dzięki nowym metodom i dużym inwestycjom.
Ucieleśnieniem wartości kaizen i korzyści z jej stosowania stała się japońska Toyota, w której wprowadzono ją obok wielu innych zasad, m.in. metody kanban (której poświęciliśmy inny wpis na blogu) oraz Just-In-Time (zasada dostaw dokładnie na czas). Jej sukcesy na światowych rynkach motoryzacyjnych sprawiły, że zasadom filozofii kaizen i zapewnianym przez nie korzyściom biznesowym zaczęli baczniej przyglądać się zachodni menedżerowie. Książka Taiichiego Ohno, kierownika produkcji w zakładach Toyoty i wielkiego orędownika kaizen, zatytułowana „System produkcyjny Toyoty: Więcej niż produkcja na dużą skalę”, przecierała drogę tej filozofii biznesu w krajach Zachodu. Do przyjęcia koncepcji w cudzoziemskich gospodarkach przyczyniła się w jeszcze większej mierze pozycja „Kaizen: klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii” Masaakiego Imai, doradcy w dziedzinie zarządzania; koncepcja została rozwinięta w system zarządzania znany jako proces ciągłego doskonalenia (niem. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess - KVP).
10 zasad kaizen
Kaizen opiera się na 10 podstawowych zasadach. Ich stosowanie pozwala na stopniowe ulepszanie pracy na każdym etapie i na każdym szczeblu. Oto one:
- „Problemy stwarzają możliwości” (koncepcja nie ciesząca się popularnością w zachodniej kulturze biznesowej, w której problemy – o ile to możliwe - zwykle ignoruje się lub oswaja). Kaizen zachęca, by nie czekać z rozwiązaniem problemu do ostatniej chwili, bo to proszenie się o kłopoty, lecz rozwiązywać go proaktywnie.
- „Pytaj 5 razy 'dlaczego'”? W ten sposób można dociec przyczyny większości problemów i dotrzeć do skutecznych rozwiązań (to dobry sposób, by nie zadowalać się najprostszymi i najoczywistszymi odpowiedziami, lecz by podążać „po nitce do kłębka”).
- „Bierz pomysły od wszystkich”. To okazja do poznania – na zasadach partnerskich - szerszego spektrum poglądów uczestników i zaangażowania ich w procesy koncepcyjne. Dzięki temu możemy poznać nietypowe pomysły i świeże spojrzenie na problemy, które inspirują do nieoczywistych, ale skutecznych działań.
- „Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia”. Inwestycja w gotowe i – często – kosztochłonne systemy/maszyny/operacje nie musi być odpowiedzią na każdy problem. Czasami wystarczą proste działania (w rodzaju niewielkich zmian systemowych lub sprzętowych). Krótko mówiąc: siła tkwi w prostocie.
- „Nie trzymaj się kurczowo ustalonego stanu rzeczy”. Szukaj innego spojrzenia, innej perspektywy, inspiruj się rozwiązaniami stosowanymi w innych branżach, które mogą rozwiązać twoje problemy.
- „Twierdzenie, że się nie da, to wymówka”. Przykładem może być program kosmiczny USA. W 1961 r. prezydent USA John F. Kennedy obiecał swoim krajanom, że do końca dekady amerykański astronauta postawi stopę na Księżycu. Osiem lat później, zbiorowym wysiłkiem tysięcy ludzi i miliardów dolarów inwestycji, to marzenie udało się zrealizować.
- „Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na rozwiązania idealne”. Gdy łódka tonie z powodu dziury w dnie, zacznij od wylewania wody, a w międzyczasie wymyśl sposób, jak zatamować przeciek. Zrób mały krok do przodu, a być może zmieni on Twoją perspektywę widzenia problemu.
- „Użyj sprytu zamiast pieniędzy”. To szczególnie przydatna zasada w dzisiejszych czasach, gdy mamy dostęp do całej masy pomysłów dzięki istnieniu Internetu.
- „Pomyłki koryguj na bieżąco”. Nie wszystko da się zrobić dobrze za pierwszym razem. Nie trzeba bać się porażek, o ile naszymi małymi krokami podążamy we właściwym kierunku.
- „Ulepszanie nie ma końca”. Żadne rozwiązanie nie jest idealne. Zawsze można coś poprawić.
Kaizen w magazynie
Kaizen sprawdza się w wielu obszarach życia, również w logistyce. Metoda usprawnia wiele procesów realizowanych w magazynie. Pozwala również poprawić infrastrukturę, przepływ informacji, jak również ergonomię pracy. Wdrożenie wymienionych wyżej zasad i postępowanie zgodnie z ich zaleceniami powinno zapewnić liczne korzyści, wśród nich: redukcję kosztów; oszczędność czasu; poprawę: warunków i jakości pracy, poszczególnych operacji i funkcjonowania zespołu pracowników; podniesienie ich kwalifikacji i ściślejszą identyfikację z firmą; lepszą komunikację między kierownictwem a pracownikami liniowymi; kooperację przy rozwiązywaniu problemów; większą chęć do wykonywania obowiązków. Istotne jest jednak, by poczucie odpowiedzialności za firmę nie ograniczało się tylko do kadry kierowniczej, ale również osób pracujących w magazynie. Powinni mieć oni świadomość, że są współodpowiedzialni za miejsce, w który wykonują swoje obowiązki; z drugiej strony powinny mieć wolną rękę w wysuwaniu wniosków i sugestii dotyczących działalności firmy. Uwzględnianie ich opinii przez kadrę kierowniczą zwiększa ich zaangażowanie i wzmacnia chęć do działania.
W dłuższej perspektywie kaizen pozwala uporządkować przestrzeń magazynu, stworzyć ergonomiczne miejsca pracy oraz poprawić wykorzystanie powierzchni magazynowej. To z kolei przekłada się na lepszą organizację pracy, większą kontrolę nad różnymi obszarami magazynu oraz usprawnienie wykonywania zadań, a co za tym idzie – skrócenie czasu realizacji zamówień i większe przychody. Firmy, które podążają za filozofią kaizen, nie muszą naturalnie rezygnować z dużych inwestycji. Wykorzystują jednak czas, jaki upływa między wdrażaniem poważnych, innowacyjnych projektów, na realizowanie drobnych pomysłów, które mają na celu poprawę określonych procesów. W tej strategii liczy się podążanie małymi krokami – non stop.
Autor wpisu: