Kaizen: lepsze nie jest wrogiem dobrego

Created by Monika Sojka | |   Wiedza bekuplast

Kaizen - czyli japoński wyraz oznaczający po polsku „poprawa”, „polepszenie”, „zmiana na lepsze” - zyskał popularność jako określenie filozofii biznesowej polegającej na stałym usprawnianiu procesu zarządzania i produkcji na wszystkich jego szczeblach – choć można ją stosować w wielu dziedzinach życia, również tych nie związanych z procesami przemysłowymi.

Nie czekaj z pytaniami!

Jesteśmy tu, aby na nie odpowiedzieć i pomóc Ci poznać naszą ofertę bliżej. Twoje zainteresowanie naszą firmą bekuplast to dla nas priorytet. Kliknij przycisk obok – zapraszamy do kontaktu!

Małe kroczki kontra wielkie susy

Pojawienie się kaizen przypada na pierwsze lata po II wojnie światowej. Wkrótce po zakończeniu działań wojennych do Japonii przybyła z USA grupa amerykańskich statystyków z Williamem Edwardsem Demingiem, specjalistą ds. kontroli jakości. To on forsował tezę, że dążenie do jakości nie powinno kończyć się w chwili, gdy produkt lub usługa osiągną określone wymagania, ale że powinno się stać elementem stylu życia i procesu ciągłego ulepszania. Nieustanne doskonalenie wszystkich pracowników – od najwyższego kierownictwa po pracowników liniowych – oraz niekończące się podnoszenie jakości firm i produktów przyczyniły się wkrótce do japońskiego cudu gospodarczego, a kaizen na trwałe zagościł w życiu zawodowym Japończyków (nie przyjął się natomiast w krajach Zachodu, gdzie tę filozofię wyparła orientacja na innowacje i błyskawiczne rezultaty). W skrócie kaizen to metoda małych i systematycznych kroków zorientowana na doskonalenie procesów i wspólny wysiłek, wykorzystująca konwencjonalne, dobrze znane metody działania (choć często stosowane w niebanalny sposób). Biznesowa filozofia Zachodu preferuje natomiast „siedmiomilowe susy” zorientowane na spektakularne sukcesy i szybkie rezultaty osiągnięte dzięki nowym metodom i dużym inwestycjom.

Ucieleśnieniem wartości kaizen i korzyści z jej stosowania stała się japońska Toyota, w której wprowadzono ją obok wielu innych zasad, m.in. metody kanban (której poświęciliśmy inny wpis na blogu) oraz Just-In-Time (zasada dostaw dokładnie na czas). Jej sukcesy na światowych rynkach motoryzacyjnych sprawiły, że zasadom filozofii kaizen i zapewnianym przez nie korzyściom biznesowym zaczęli baczniej przyglądać się zachodni menedżerowie. Książka Taiichiego Ohno, kierownika produkcji w zakładach Toyoty i wielkiego orędownika kaizen, zatytułowana „System produkcyjny Toyoty: Więcej niż produkcja na dużą skalę”, przecierała drogę tej filozofii biznesu w krajach Zachodu. Do przyjęcia koncepcji w cudzoziemskich gospodarkach przyczyniła się w jeszcze większej mierze pozycja „Kaizen: klucz do konkurencyjnego sukcesu Japonii” Masaakiego Imai, doradcy w dziedzinie zarządzania; koncepcja została rozwinięta w system zarządzania znany jako proces ciągłego doskonalenia (niem. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess - KVP).

10 zasad kaizen

Kaizen opiera się na 10 podstawowych zasadach. Ich stosowanie pozwala na stopniowe ulepszanie pracy na każdym etapie i na każdym szczeblu. Oto one:

  1. „Problemy stwarzają możliwości” (koncepcja nie ciesząca się popularnością w zachodniej kulturze biznesowej, w której problemy – o ile to możliwe - zwykle ignoruje się lub oswaja). Kaizen zachęca, by nie czekać z rozwiązaniem problemu do ostatniej chwili, bo to proszenie się o kłopoty, lecz rozwiązywać go proaktywnie.
  2. „Pytaj 5 razy 'dlaczego'”? W ten sposób można dociec przyczyny większości problemów i dotrzeć do skutecznych rozwiązań (to dobry sposób, by nie zadowalać się najprostszymi i najoczywistszymi odpowiedziami, lecz by podążać „po nitce do kłębka”).
  3. „Bierz pomysły od wszystkich”. To okazja do poznania – na zasadach partnerskich - szerszego spektrum poglądów uczestników i zaangażowania ich w procesy koncepcyjne. Dzięki temu możemy poznać nietypowe pomysły i świeże spojrzenie na problemy, które inspirują do nieoczywistych, ale skutecznych działań.
  4. „Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia”. Inwestycja w gotowe i – często – kosztochłonne systemy/maszyny/operacje nie musi być odpowiedzią na każdy problem. Czasami wystarczą proste działania (w rodzaju niewielkich zmian systemowych lub sprzętowych). Krótko mówiąc: siła tkwi w prostocie.
  5. „Nie trzymaj się kurczowo ustalonego stanu rzeczy”. Szukaj innego spojrzenia, innej perspektywy, inspiruj się rozwiązaniami stosowanymi w innych branżach, które mogą rozwiązać twoje problemy.
  6. „Twierdzenie, że się nie da, to wymówka”. Przykładem może być program kosmiczny USA. W 1961 r. prezydent USA John F. Kennedy obiecał swoim krajanom, że do końca dekady amerykański astronauta postawi stopę na Księżycu. Osiem lat później, zbiorowym wysiłkiem tysięcy ludzi i miliardów dolarów inwestycji, to marzenie udało się zrealizować.
  7. „Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na rozwiązania idealne”. Gdy łódka tonie z powodu dziury w dnie, zacznij od wylewania wody, a w międzyczasie wymyśl sposób, jak zatamować przeciek. Zrób mały krok do przodu, a być może zmieni on Twoją perspektywę widzenia problemu.
  8. „Użyj sprytu zamiast pieniędzy”. To szczególnie przydatna zasada w dzisiejszych czasach, gdy mamy dostęp do całej masy pomysłów dzięki istnieniu Internetu.
  9. „Pomyłki koryguj na bieżąco”. Nie wszystko da się zrobić dobrze za pierwszym razem. Nie trzeba bać się porażek, o ile naszymi małymi krokami podążamy we właściwym kierunku.
  10. „Ulepszanie nie ma końca”. Żadne rozwiązanie nie jest idealne. Zawsze można coś poprawić.

Kaizen w magazynie

Kaizen sprawdza się w wielu obszarach życia, również w logistyce. Metoda usprawnia wiele procesów realizowanych w magazynie. Pozwala również poprawić infrastrukturę, przepływ informacji, jak również ergonomię pracy. Wdrożenie wymienionych wyżej zasad i postępowanie zgodnie z ich zaleceniami powinno zapewnić liczne korzyści, wśród nich: redukcję kosztów; oszczędność czasu; poprawę: warunków i jakości pracy, poszczególnych operacji i funkcjonowania zespołu pracowników; podniesienie ich kwalifikacji i ściślejszą identyfikację z firmą; lepszą komunikację między kierownictwem a pracownikami liniowymi; kooperację przy rozwiązywaniu problemów; większą chęć do wykonywania obowiązków. Istotne jest jednak, by poczucie odpowiedzialności za firmę nie ograniczało się tylko do kadry kierowniczej, ale również osób pracujących w magazynie. Powinni mieć oni świadomość, że są współodpowiedzialni za miejsce, w który wykonują swoje obowiązki; z drugiej strony powinny mieć wolną rękę w wysuwaniu wniosków i sugestii dotyczących działalności firmy. Uwzględnianie ich opinii przez kadrę kierowniczą zwiększa ich zaangażowanie i wzmacnia chęć do działania.

W dłuższej perspektywie kaizen pozwala uporządkować przestrzeń magazynu, stworzyć ergonomiczne miejsca pracy oraz poprawić wykorzystanie powierzchni magazynowej. To z kolei przekłada się na lepszą organizację pracy, większą kontrolę nad różnymi obszarami magazynu oraz usprawnienie wykonywania zadań, a co za tym idzie – skrócenie czasu realizacji zamówień i większe przychody. Firmy, które podążają za filozofią kaizen, nie muszą naturalnie rezygnować z dużych inwestycji. Wykorzystują jednak czas, jaki upływa między wdrażaniem poważnych, innowacyjnych projektów, na realizowanie drobnych pomysłów, które mają na celu poprawę określonych procesów. W tej strategii liczy się podążanie małymi krokami – non stop.

 

Autor wpisu:

Monika Sojka - Specjalista ds. marketingu