Jak powinny wyglądać procesy magazynowania?
Proces magazynowania stanowi kluczowy element zarządzania zapasami i działań logistycznych wielu firm i organizacji. Jego odpowiednie zorganizowanie pozwala na zapewnienie płynnego przepływu towarów, redukcję kosztów oraz zwiększenie wydajności operacyjnej przedsiębiorstwa.
Magazynowanie towarów to – z definicji – proces lub zespół czynności obejmujących zarządzanie towarami od momentu ich przyjęcia aż do czasu wydania ładunków do dalszego transportu. Jego celem jest bezpieczne przechowywanie towarów zgodnie z ustalonymi przepisami oraz dbanie o prawidłowy przepływ ładunków w magazynie.
Cztery fazy magazynowania
Wspomniane wyżej zarządzanie towarami obejmuje działania manipulacyjne, czyli wszelkie czynności wykraczające poza składowanie towarów. Należą do nich przepływy dóbr materiałowych (w formie przyjmowania, przemieszczania produktów wewnątrz magazynu oraz ich wydawania odbiorcy), a także gromadzenie i przetwarzanie (kompletowanie, konserwacja), uzupełnione o przepływ informacji. Uproszczony schemat przebiegu poszczególnych etapów procesu wygląda następująco:
Faza I: przyjmowanie.
To moment wpływu towaru do magazynu. Zaczyna się od weryfikacji stanu faktycznego dostawy z danymi wpisanymi do jej dokumentacji. To niezwykle ważne, ponieważ po potwierdzeniu odbioru odpowiedzialność za towar spada na magazyn. W jej trakcie następuje również rozładunek za pomocą dostępnej infrastruktury przeładunkowej, sortowanie towaru i segregowanie go zgodnie z zasadami organizacji przestrzeni magazynowej.
Faza II: składowanie.
Sprowadza się do rozmieszczenia towaru na dostępnej powierzchni – nazywanej od tej pory strefą składowania - w uporządkowany sposób. Ładunki powinny być posortowane zgodnie z ich terminem ważności (w przypadku produktów spożywczych) oraz przewidywanym terminem wydania (z zachowaniem zasad prawidłowej rotacji produktów). Etapami tej fazy są m.in.: proces odbioru zapasów ze strefy przyjęć; rozlokowanie towarów z uwzględnieniem warunków przechowywania, technologii składowania, wymiarów jednostek ładunkowych; składowanie zgodnie z wymaganiami produktu (czyli np. utrzymaniem właściwej temperatury); konserwacja zapasów i ich okresowa kontrola.
Faza III: kompletacja.
Polega na pobraniu odpowiedniej ilości towarów ze strefy składowania w celu zestawienia ich zgodnie z zamówieniem odbiorcy i odbywa się w tzw. strefie kompletacji. Towary są grupowane (kompletowane) w odrębne jednostki ładunkowe, stosownie do specyfikacji asortymentowej i ilościowej konkretnego odbiorcy, zarówno z wykorzystaniem manualnych, jak i zautomatyzowanych i zmechanizowanych czynności. W tej fazie niezbędny jest ścisły nadzór nad realizacją zadań i wnikliwa kontrola ich zgodności ze zleceniem w celu uniknięcia błędów, zaś skompletowany towar musi zostać spakowany w sposób zapobiegający jego uszkodzeniom w transporcie.
Faza IV: wydawanie.
W jej trakcie zmagazynowany wcześniej towar trafia do odbiorcy w formie jednostek ładunkowych przygotowanych w fazie kompletacji lub w formie identycznej, jak przyjęta do magazynu w fazie I. Odbywa się ona w specjalnie wydzielonej strefie i obejmuje czynności: przygotowania jednostek transportowych (jeśli nie zostały przygotowane w fazie kompletacji); weryfikacja wydanego towaru zgodnie z dokumentacją; załadunek towaru na przewidziany środek transportu.
Organizacja to podstawa
Właściwa organizacja procesów magazynowania i rozmieszczenia towarów ma kluczowy wpływ na efektywność funkcjonowania magazynu, zapewniając optymalne wykorzystanie powierzchni magazynowej oraz racjonalne ulokowanie zasobów. W ten sposób możliwa jest redukcja do minimum strat towarów w procesie magazynowania. Płynny przepływ towarów jest możliwy, jeśli przestrzegamy zasad prawidłowego magazynowania. Wśród nich można wymienić m.in.: odpowiednią organizację pracy i wybór systemu oraz sposobu magazynowania towarów; zapewnienie bezpieczeństwa i wygody poruszania się w przestrzeni magazynowej (m.in. dzięki stabilnemu mocowaniu regałów, odpowiedniej szerokości dróg transportu oraz solidnym i równym podłożom); zakup sprawnych i efektywnych urządzeń do obsługi hali magazynowej; dbanie o właściwe kwalifikacje i o niezbędne szkolenia pracowników; wprowadzenie przejrzystego i spójnego systemu ewidencji towarów. W każdym magazynie powinna znajdować się – wymagana przez BHP - instrukcja bezpiecznego magazynowania i składowania towarów, zawierająca schematy działania w przypadku wystąpienia różnego typu zagrożeń. Obowiązek identyfikacji i zapobiegania takim sytuacjom spoczywa na pracodawcy.
Dzięki ustaleniu właściwego schematu magazynu i rozlokowania stref, w których realizowane są poszczególne, wspomniane wcześniej procesy magazynowania, zyskujemy możliwość swobodnego dostępu do każdego asortymentu oraz bezpieczne wykorzystanie urządzeń transportowych w ograniczonej regałami/półkami/paletami przestrzeni magazynu. Istnieją magazyny o układzie przelotowym (w których przyjęcia i wydania ładunków realizowane są po dwóch przeciwnych stronach obiektu), kątowym (strefy sąsiadują ze sobą prostopadle) oraz workowym (w których strefy przyjęcia i wydawania znajdują się po jednej stronie lub są ze sobą połączone). Przy projektowaniu magazynu istotne jest również odpowiednie zaprojektowanie wymiarów dróg transportowych. Nie mniej ważne jest też racjonalne umieszczenie towarów w strefie składowania. Dla przykładu: towary niskorotujące (czyli rzadziej wydawane z magazynu) należy umieszczać na wyższych poziomach półek, zaś te, które często wypływają z magazynu, na dolnych, tak by zapewnić łatwy i szybki dostęp do zapasów. Zasoby powinny być składowane w zasięgu środków transportu, z zapewnieniem swobodnego dostępu oraz w stałym miejscu.
Podsumowanie
Sposób, w jaki w magazynie realizowane są poszczególne fazy magazynowania, wpływa na efektywność łańcucha dostaw, rentowność firmy oraz na jej wizerunek wśród klientów. Praca magazynu przypomina system naczyń połączonych: jakiekolwiek błędy na jednym z etapów skutkują pomyłkami lub opóźnieniami w realizacji zamówień na kolejnych. Dlatego pierwszym krokiem do poprawy funkcjonowania magazynu nie powinny być drastyczne działania – takie jak reorganizacja przestrzeni magazynowej – ale wnikliwe sprawdzenie, czy obszary funkcjonalne, w których odbywa się realizacja każdej z czterech wymienionych wcześniej faz, są wykorzystywane w optymalny sposób. Na poprawne działanie magazynu wpływa zadbanie o szereg zmiennych, takich jak punktualne dostarczanie i odbiór ładunków; zaopatrzenie go we właściwą liczbę środków transportu bliskiego; prawidłowe wytyczenie dróg wewnętrznych oraz rozmieszczenie i stabilne umocowanie regałów; zastosowanie właściwych, czytelnych oznaczeń na terenie całego magazynu oraz egzekwowanie zasad BHP; a także zatrudnienie wykwalifikowanych pracowników.
Autor wpisu:
