Kontrola stanów magazynowych - czym jest i dlaczego jak tak ważna?
Kontrola stanów magazynowych to, realizowany z wykorzystaniem dostępnych technik i procesów logistycznych, proces monitorowania i zarządzania zapasami przechowywanymi w magazynie, stanowiący niezbędny element sprawnego funkcjonowania łańcucha dostaw oraz zapewniający gwarancję dostępności produktów w spodziewanej ilości, w danym miejscu i czasie.
To kluczowy element zrównoważonego zarządzania całą gospodarką magazynową, bowiem dzięki szczegółowej wiedzy na temat ilości i rodzajów składowanego asortymentu usprawnia przebieg operacji magazynowych, a w efekcie również działalność całego przedsiębiorstwa. Niezależnie od tego, czy z uwagi na specyfikę konkretnego magazynu niezbędny jest regularnie prowadzony monitoring zapasów (dotyczy to przede wszystkim firm realizujących procesy produkcyjne, obsługujących często rotujące produkty lub zwroty od klientów), czy wystarczy okresowa kontrola, ten etap działalności magazynu jest niezbędny dla jego sprawnego działania i umożliwia zwiększenie rentowności firmy.
Równowaga przyjęć i wydań kluczem dla sprawnej działalności magazynu
Minimalizacja kosztów utrzymania przy maksymalizacji zysków wynikających ze sprawnej obsługi to cel każdego przedsiębiorstwa. Nie inaczej jest w przypadku firm zajmujących się logistyką magazynową. Jest to tym łatwiejsze, im bardziej optymalna jest wielkość zamówienia oraz im sprawniej uda się zapewnić prawidłową równowagę zapasów. Ich niedomiar/brak nie tylko zakłóca sprawne działanie magazynu, ale dodatkowo naraża producenta lub dostawcę na reklamacje klientów. Jednak nadmiar także nie jest korzystny: pociąga za sobą wzrost kosztów magazynowania oraz - zwłaszcza w przypadku produktów o krótkim czasie przydatności do użytku – powoduje ryzyko przeterminowania lub utraty jakości. Aby uniknąć takiego ryzyka, magazyny ustalają poziom tzw. zapasu minimalnego oraz punkt zamawiania, czyli czas, w którym należy złożyć zamówienie w celu uzupełnienia zasobów. W ten sposób zapewniają równowagę między artykułami przyjmowanymi i wydawanymi oraz określają poziom ich dostępności.
Przebieg procesu kontroli stanów magazynowych
Proces może odbywać się manualnie lub z wykorzystaniem mniej lub bardziej zaawansowanej automatyki. W pierwszym przypadku zadanie jest realizowane przez operatorów, którzy porównują – pozycja po pozycji – zgodność przechowywanego w magazynie asortymentu ze skatalogowanym wykazem produktów i odnotowują to ręcznie w dokumentacji. Ryzyko popełnienia błędów czyni tę metodę praktycznie nieprzydatną dla dużych firm o wysokich poziomach zapasów i wysokich poziomach rotacji. Wyjściem pośrednim mogą być arkusze kalkulacyjne (takie jak Excel), które wykorzystuje się do sporządzania listy artykułów zgromadzonych w magazynie. W porównaniu z kartką papieru są one bowiem wyposażone w specjalne szablony do prowadzenia inwentaryzacji, umożliwiające bezpośrednie pozyskiwanie danych z czytników kodów kreskowych. Nadal jednak nie eliminują one ryzyka popełnienia błędów, bowiem wprowadzanie danych również odbywa się ręcznie. Najbardziej niezawodną metodę kontroli stanów magazynowych zapewnia system WSM, który zarządza asortymentem w sposób całkowicie zautomatyzowany, przyspieszając kontrolę zapasów przy jednoczesnej eliminacji błędów. Oprogramowanie rejestruje wszystkie przyjęcia i wydania towaru, dzięki czemu gwarantuje kompleksową i bezpieczną kontrolę procesów prowadzonych w magazynie. Zautomatyzowanie procesu sprawia, że współczynnik IRA (Inventory Record Accurancy, czyli zgodność danych w systemie z rzeczywistym stanem magazynu), jest bliski perfekcji.
Kiedy i kto powinien przeprowadzać inwentaryzację?
Częstotliwość inwentaryzacji stanów magazynowych zależy od kilku czynników, m.in. wielkości magazynu i liczby przechowywanych SKU oraz od liczebności operatorów. Może mieć ona charakter okresowy (przeprowadzany w równych odstępach czasu, zgodnie z harmonogramem – np. co kwartał, półrocze albo rok), częściowy lub stały. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem wydaje się ostatnia z wymienionych opcji (inwentaryzacja stała), bowiem aktualizacja towarów jest przeprowadzana na bieżąco, w czasie rzeczywistym, dzięki nieustannej rejestracji wszystkich przepływów (zarówno przyjęć i wydań towarów, jak również transportu wewnętrznego). Do jego prowadzenia niezbędne jest jednak zaangażowanie systemu automatycznego monitoringu WMS, dlatego inwentaryzacja stała jest domeną dużych magazynów, dla których zyski w postaci ograniczenia kosztów logistycznych oraz eliminacja błędów w działalności magazynu przeważają nad (znacznymi) kosztami instalacji WSM. W przypadku mniejszych placówek w grę wchodzą pozostałe dwie metody, z których zwłaszcza inwentaryzacja częściowa (zakładająca podliczanie określonych pozycji asortymentowych częściej niż innych, przy uwzględnieniu ich wspólnych cech lub poziomu rotacji) wydaje się mniej czaso- i energochłonna oraz dokładniejsza od inwentaryzacji okresowej, która może zakłócać działalność magazynu w regularnych odstępach czasu. Istotne jest również ustalenie osób odpowiedzialnych za inwentaryzację, bowiem brak ścisłej hierarchii i realizowanie zadań przez różne działy czyni proces nieefektywnym. Eksperci zalecają, żeby zajmował się nią jeden dział Kontroli Zapasów, którego zadaniem jest kontrola produktów od dostawy do chwili wydania towaru.
Inwentaryzacja fizyczna czy księgowa?
Każda z nich charakteryzuje się własną specyfiką. Inwentaryzacja fizyczna polega na sprawdzeniu faktycznej zgodności rodzaju i liczby przechowywanych w magazynie towarów z ich zapisem w systemie. W przypadku wykrycia rozbieżności można spróbować odkryć przyczynę (kradzież, błędy w kompletacji itp.) oraz wprowadzić środki zaradcze. Inwentaryzacja księgowa służy wykazaniu wartości pieniężnej zmagazynowanego asortymentu w celu określenia, czy wartość towaru przyjętego zgadza się z wartością towaru wydanego. Zaleca się, aby kontrola fizyczna poprzedzała inwentaryzację księgową - informacje na temat faktycznej liczby towarów pozwolą przypisać im wartość pieniężną.
Podsumowanie
Kontrola stanów magazynowych należy do działań o kluczowym znaczeniu dla sprawnej i opłacalnej działalności przedsiębiorstwa. Umożliwia bowiem organizację uzupełniania zapasów, odpowiednie wykorzystanie zasobów magazynowych, sprawne przygotowywanie zamówień lub płynne reagowanie na zmienne zapotrzebowanie. Poprawa efektywności w tych obszarach pozwala także poprawić i wzmocnić wizerunek firmy.
Autor wpisu:
