Dlaczego należy minimalizować stany magazynowe?
Utrzymanie optymalnego poziomu stanów magazynowych jest kluczowe w przypadku każdego biznesu, jednak nie wszyscy stosują tę zasadę w praktyce. W warunkach nieprzewidzianych zmian popytu, zakłóceń w łańcuchach dostaw oraz rosnących kosztów trudno przewidzieć, jaki poziom zatowarowania magazynu jest najbardziej właściwy. Tymczasem zbyt duże zapasy grożą wzrostem kosztów obsługi, a zbyt małe – niemożnością zrealizowania zamówienia w czasie oczekiwanym przez klienta. I tak źle, i tak niedobrze. Osiągnięcie idealnej równowagi nie jest łatwym zadaniem, ale z pewnością warto do niej dążyć.
W latach 60. ubiegłego wieku Kiichirō Toyoda, pragnąć uczynić firmę Toyota światowym potentatem zdolnym do przełamania amerykańskiej hegemonii na rynku aut, wprowadził w japońskich zakładach samochodowego koncernu zasadę just-in-time. Od tego czasu w magazynach na całym świecie coraz silniej przeważa podejście maksymalnego ograniczania ilości składowanego asortymentu. Przedsiębiorstwa starają się osiągnąć i utrzymać minimalne stany magazynowe, które zapewnią im płynne i terminowe realizowanie zadań. Nie jest to jednak proste.
Nie za mało, nie za dużo, lecz w sam raz
Przetrzymywanie w magazynie dużych ilości produktów wydaje się mało rozsądne: wymaga większego zaangażowania kapitałowego związanego z kosztami wynajmu i eksploatacji hal oraz utrzymaniem większego personelu, a w dodatku utrudnia płynną obsługę bieżących zleceń, bo zapanowanie nad rozbudowanymi stanami magazynowymi jest dużo trudniejsze. Mimo to wiele firm się na to decyduje, gromadząc pod jednym dachem zarówno towary szybkorotujące (na które jest duży popyt), jak również artykuły niesprzedane i sezonowe. NADMIAR nie jest dobry, ale BRAK - rozumiany jako zerowe lub niedostateczne dla zaspokojenia popytu klientów zapasy określonej jednostki SKU - jest jeszcze gorszy. Jego przyczyny bywają różne i wynikają m.in. ze złych prognoz na temat podaży i popytu; nieterminowych dostaw; nieprzewidzianego wzrostu zapotrzebowania rynkowego skutkującego szybszym od spodziewanego wyczerpaniem SKU. Konsekwencje braku bywają poważniejsze niż nadmiaru. Oprócz strat finansowych skutkują bowiem dodatkowo utratą zaufania i w efekcie możliwym odejściem klientów do konkurencji, która poszukiwany przez nich towar akurat posiada. Cierpi na tym reputacja sprzedawcy, a jej odbudowanie może trwać wiele miesięcy.
Korzyści ze zmniejszenia zapasów
Ustaliliśmy już, że jedną ze strategii zapobiegania brakom w zapasach może być utrzymywanie pod ręką dużej ilości towaru. To jednak kosztowne wyjście. Obniżanie kosztów wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, jest pożądaną strategią przetrwania na konkurencyjnym i wymagającym rynku detalicznym. Wdrożenie strategii redukcji zapasów jest jednym z najważniejszych działań rozsądnego managera i przynosi wiele korzyści, wśród nich: niższe koszty i uwolnienie kapitału (mniej zapasów to niższe wydatki na wynajem i utrzymanie powierzchni magazynowej); więcej przestrzeni (optymalizacja rozkładu towarów, poprawa rotacji zapasów, uproszczenie organizacji i ułatwienie dostępu do produktów); zwiększona wydajność (usprawnienie procesów zarządzania zapasami i zwiększenie elastyczności i zdolności adaptacji). Strategiczne planowanie zapasów pozwala lepiej reagować na zmiany w popycie konsumenckim, umożliwiając szybkie wprowadzanie korekt bez konieczności utrzymywania zbyt dużych ilości towarów.
Koszty niewłaściwego zarządzania
W globalnej skali niewłaściwe zarządzanie zapasami powoduje co roku wielomiliardowe straty wynikające z utraconej sprzedaży i zmarnowanych produktów. Nie mniej ważny jest spadek zadowolenia klientów z obsługi spowodowany brakami magazynowymi i zbyt długim czasem oczekiwania na ich uzupełnienie. Do innych strat wynikających ze złego zarządzania stanami magazynowymi należą: utrata kontroli nad łańcuchem dostaw; zwiększone koszty utrzymania magazynu, ubezpieczania zapasów oraz przechowywania nadwyżek (koszty te mogą szybko się sumować i pochłaniać zyski sprzedawcy detalicznego); utrata marż (gdy sprzedawcy detaliczni są zmuszeni do przeceniania produktów w celu usunięcia nadmiaru zapasów); niewykorzystane okazje sprzedażowe (gdy niezadowolony z braku towaru klient przenosi się do konkurencyjnego dostawcy); a także nieefektywne operacje (gdy zła organizacja i oznakowanie zapasów wydłuża czas realizacji zlecenia).
Analiza ABC/XYZ
Dobrym pomysłem, by poradzić sobie z opisanymi problemami w zarządzaniu stanami magazynowymi, jest regularna analiza i monitorowanie zapasów, które ułatwia prognozowanie popytu, co z kolei umożliwia skuteczniejsze planowanie dostaw i wykorzystywanie zasobów. Dzięki temu przedsiębiorstwo może szybciej reagować na zmiany rynkowe i dostosowywać się do potrzeb swoich klientów.
W tym miejscu z pomocą przychodzi klasyfikacja ABC, grupująca produkty od najważniejszych do najmniej istotnych z punktu widzenia biznesu.Przykładowo do Grupy A należą najdroższe produkty, które przy niewielkim udziale ilościowym w masie towaru odpowiadają za gros jej wartości (zgodnie z tzw. Zasadą Pareto w stosunku 20/80). Grupa B to materiały o średniej wartości i średnim udziale w masie towaru (np. 15/30), a Grupa C to materiały o niskiej wartości i dużej masie, np. 5/50). Metodę ABC można rozszerzyć o klasyfikację XYZ dotyczącą analizy popytu, gdzie Grupa X zawiera materiały o regularnym, przewidywalnym popycie, Grupa Y - materiały o zmiennym popycie często związanym z sezonowością czy kontraktami, zaś Grupa Z - materiały o bardzo nieregularnym popycie, trudnym do przewidzenia.
Łącząc obie klasyfikacje w jedną całość otrzymamy macierz kwadratową „trzy na trzy”, z której powstaje ostateczne dziewięć grup klasyfikacji materiałów: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Po dokonaniu takiego podziału można wyodrębnić asortyment, któremu należałoby poświęcić więcej uwagi. Zgodnie z klasyfikacją najbardziej istotne dla sprawnego działania magazynu – a jednocześnie najłatwiejsze do właściwego zatowarowania - będą materiały z Grupy AX, charakteryzujące się wysokim popytem i dużą wartością, bowiem można je dowozić zgodnie z zasadą just-in-time, polegającą na dostarczaniu materiałów potrzebnych do wytworzenia produktów lub usług dokładnie w takiej ilości, jakiej potrzebuje firma, i dokładnie w takim czasie, w jakim są one konieczne. Z kolei w przypadku Grupy CZ, która grupuje produkty o nieregularnej sprzedaży i niskiej wartości, możliwa jest większa standaryzacja dostaw, które są realizowane rzadziej i bardziej okazjonalnie. Do wad klasyfikacji ABC/XYZ należą przede wszystkim statyczność oraz nieuwzględnienie czynników zewnętrznych, np. zmian zachodzących na rynku lub czynnika inflacji. Jej zalety to prostota w użyciu i uniwersalność – znajduje zastosowanie w wielu dziedzinach oraz rozróżnia komponenty od dużej do małej wartości.
Bez software'u ani rusz
W efektywnym zarządzaniu stanami magazynowymi kluczowe znaczenie odgrywa zdolność do błyskawicznego gromadzenia, kontrolowania i prezentowania rzetelnych informacji o nich. Dla wsparcia realizacji tych zadań przeznaczone są systemy zarządzania magazynem (WMS - Warehouse Management System). Umożliwiają one dynamicznie zarządzanie zmieniającą się sytuacją w magazynie. System gromadzi i przetwarzają informacje o stanie magazynu w czasie rzeczywistym, aktualizując dane natychmiast po wykonaniu każdej operacji magazynowej. System WMS informuje o faktycznej ilości i jakości asortymentu, między innymi dzięki inwentaryzacji prowadzonej na bieżąco. Prowadzenie takiej inwentaryzacji powoduje, że zgromadzone informacje o stanach są zgodne z rzeczywistymi. Dodatkową zaletą tej formy spisu jest zachowanie ciągłości pracy magazynu.
Podsumowanie
Zbyt wysokie stany magazynowe negatywnie odbijają się na rentowności, zarówno w firmach produkcyjnych, jak i centrach dystrybucji. Nadmierny poziom zapasu to również częsty problem dużych hurtowni, które dla uzyskania dodatkowych rabatów dokonują jednorazowo dużych zakupów. Zbyt duże stany magazynowe to także jeden z najczęściej popełnianych błędów przez firmy prowadzące łańcuch dostaw. Tracą w ten sposób pieniądze (nadwyżki zapasów zamrażają kapitał, który można na bieżąco inwestować choćby w modernizację) i cenną przestrzeń magazynową. Dlatego wdrożenie strategii ograniczania (niepotrzebnego) poziomu zatowarowania powinno być jednym z najważniejszych zadań każdego magazynu.
Autor wpisu:
