KPI: klucz do efektywności pracy

Created by Monika Sojka | |   Optymalizacja procesów

Ze skrótem KPI styka się każdy, kto kiedykolwiek miał do czynienia z procesami logistycznymi – skomplikowanym łańcuchem operacji przepływu materiałów, dzięki którym wyjściowy surowiec trafia, już w postaci gotowego towaru, do rąk klienta.

Kluczowe Wskaźniki Efektywności („Key Performance Indicators”) należą do danych logistycznych służących do stałego monitorowania, kontrolowania i analizowania oraz/lub optymalizacji procesów logistycznych, ewentualnie całego łańcucha dostaw. Pozwalają też na mierzalne określenie, czy firma (lub określone jej komórki) w efektywny sposób realizują swoją strategię. Weryfikacja KPI przez działy zaopatrzenia, magazynowania, dostaw, logistyki i transportu umożliwia utrzymanie kosztów wspomnianych operacji na możliwie niskim poziomie – ale bez uszczerbku dla wysokiej efektywności pracy.

Definicja KPI może zatem wydawać się bardzo ogólna i pojemna, ale w dużej mierze wynika to z jej bardzo szerokiego zastosowania. Kluczowe Wskaźniki Efektywności są przydatne w wielu środowiskach biznesowych, gdzie służą do podejmowania strategicznych decyzji (w firmach lub korporacjach), do analizowania celowości inwestycji, określania ROI oraz oceny ryzyka. Zakres Key Performance Indicators jest bardzo rozległy i ściśle powiązany ze specyfiką pracy danego przedsiębiorstwa, działu czy pracownika. Tym samym pierwszym zadaniem przy wdrożeniu  KPI w środowisku pracy powinien być dobór prawidłowych wskaźników (który może się diametralnie różnić dla zespołu zajmującego się sprzedażą – tutaj kluczowym KPI może być liczba nowo pozyskanych klientów – od działu zakupów czy zarządzania zasobami ludzkimi).

Jak dobierać KPI?

Jeśli kontrola Kluczowych Wskaźników Efektywności ma przynieść zamierzony skutek, powinny być one dobierane zgodnie z określonymi zasadami. Oto kilka z nich:

  • nie powinny ograniczać się wyłącznie do wskaźników finansowych;
  • wartości pomiarów powinny być wyrażone w konkretnych liczbach, a ich ocenę należy przeprowadzić we wskaźnikach względnych;
  • wskaźnik stosowany w kilku różnych od siebie obszarach powinien określać taki sam parametr;
  • wskaźniki muszą dostarczać danych w szybki i prosty sposób; zbyt wysoki poziom dokładności nadmiernie wydłuży czas ich pozyskania;
  • wskaźniki powinny być trwałe, możliwe do stałego wykonywania pomiarów;
  • wskaźniki muszą być proste przy wyliczaniu;
  • prezentacja wyników powinna uwzględniać potrzeby i stopień zrozumienia odbiorców.

KPI w magazynie

Jak widać KPI to temat-rzeka, aby więc nieco go uprościć, skupmy się więc na przykładowym środowisku, które w pełni korzysta z zalet KPI: na magazynie. Ze względu na ogromną liczbę wykonywanych przez jego pracowników operacji, liczonych w setkach lub tysiącach (w zależności od powierzchni magazynu i liczby SKU) i polegających na przyjmowaniu towarów, ich rozmieszczaniu, kompletacji i wysyłce, zakres potencjalnych zysków osiąganych dzięki KPI może być bardzo wysoki. KPI mierzy się zazwyczaj w odniesieniu do czterech rodzajów celów: czasu, kosztów, wydajności i jakości usług. Zwykle wykorzystuje się je do sprawdzenia kwestii takich jak: procent wykorzystanej powierzchni magazynowej, szybkość rozładunku i załadunku towarów, szybkość kompletacji i przygotowania towaru do wysyłki do konsumenta, liczba błędów podczas realizowania zamówień, dokładność przygotowania dokumentacji magazynowej itp.

Dla nowoczesnego przedsiębiorstwa kontrola nad Kluczowymi Wskaźnikami Efektywności jest niezbędnym składnikiem racjonalnego wykorzystania zasobów i osiągania celów strategicznych. Umożliwia bowiem m.in.: ocenę efektywności pracy i ich korelacji z systemem premiowania pracowników; ustalenie maksymalnego wolumenu operacji dla każdego działu (w wymiarze dziennym, miesięcznym i rocznym); ustalenie maksymalnej dopuszczalnej liczby błędów dla danego procesu; opracowanie wskaźnika produktywności działu na godzinę; a także stworzenie celów taktycznych (przebiegu procesów i typu projektów) i ich realizacji. Wśród przykładowych KPI powszechnie kontrolowanych w magazynie można wymienić m.in.: średnie stany zatowarowania magazynu, stopień wykorzystania przestrzeni magazynowej, rotację zapasów (wskaźnik obrotowości, czyli jak często towar opuszcza magazyn), koszty kapitałowe, liczbę zadań czy poprawność kompletacji.

Key Performance Indicators na co dzień pomagają w kontroli wspomnianych procesów, są też w stanie unaocznić pojawienie się nagłych zmian wymagających szybkiej reakcji. Przykładowo: pozwalają odnotować szybki wzrost zamówień do skompletowania i wysłania i zasygnalizować potrzebę działań, gdy w danym obszarze powstaje problem (na przykład wynikający z nadmiaru lub braku zleceń do skompletowania).

Przydatne narzędzie: WMS

Nie ulega wątpliwości, że każdy przedsiębiorca chce, by jego firma działała efektywnie i skutecznie. Nieocenioną pomoc w tym zakresie dostarczają nowoczesne technologie, w szczególności system WMS, który w ostatnich latach stał się bardzo popularny i praktycznie niezbędny w wielu zakładach pracy. Nie jest jedynym narzędziem do śledzenia wydajności magazynu, ale z pewnością jednym z najwygodniejszych i rozpowszechnionych na rynku logistyki magazynowej, ponieważ pozwala na roztoczenie kontroli nad wszystkimi procesami i danymi z jednego poziomu obsługi.

WMS to skomputeryzowany system zarządzania magazynem, który pomaga zautomatyzować wszystkie procesy magazynowe i dokonywać analizy ich działania w czasie rzeczywistym, dostarczając aktualnych danych na temat zapasów w magazynie, ich pochodzenia, dokładnej lokalizacji i ścieżek transportu. System WMS może również określać wydajność pracowników poprzez przydzielanie im zadań i celów. Pozwala też efektywnie zarządzać ich pracą, stanami magazynowymi, raportami itp. Wprowadzenie tego systemu jest wskazane, jeśli z magazynu wysyła się co najmniej 20 ładunków dziennie, dzięki czemu rozwiązanie to jest odpowiednie zarówno dla dużych, jak i małych firm. Aby działał, towary muszą być wyposażone w czujniki i/lub kody kreskowe służące do identyfikacji towaru. Do systemu wprowadzane są również dane dotyczące pracy poszczególnych pracowników. Wszystko to pozwala na optymalne śledzenie KPI w magazynie.

Ograniczenia KPI

Pomimo wielu zalet, które zapewnia stosowanie Kluczowych Wskaźników Efektywności, nie są to narzędzia niezawodne i pozbawione ograniczeń. Ich niedoskonałość wynika jednak nie z błędów samej metody, lecz nieodpowiedniego jej wykorzystania. Ich słabości ujawniają się zwłaszcza w następujących sytuacjach: gdy dobrano niewłaściwe do potrzeb wskaźniki KPI, przez co uwaga kontrolerów skupia się na nieistotnych aspektach i prowadzi do nieefektywnego zarządzania; poziom monitoringu wskaźników jest niedostateczny; interpretacja pozyskanych danych jest przeprowadzona w niewłaściwy sposób, co skutkuje wyciągnięciem błędnych wniosków i w efekcie błędnych decyzji; wskaźniki nie są wystarczająco precyzyjne; dostęp do nich osób odpowiedzialnych za wyciąganie wniosków jest ograniczony.

 

Autor wpisu:

Monika Sojka - Specjalista ds. marketingu